La facturation électronique n’est plus une option, mais une obligation pour les entreprises françaises. En effet, la loi de finances pour 2020 a prévu une généralisation progressive de la facturation électronique à partir de 2024. Dans cet article, nous aborderons les enjeux et les modalités d’application de cette obligation légale.
Le calendrier de mise en place de l’obligation
La généralisation progressive de la facturation électronique est prévue selon un calendrier précis :
- Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront faire de même.
- Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique consiste en l’émission, la transmission, la réception et le traitement des factures sous format numérique. Contrairement à la facture papier, elle permet une automatisation des processus et une amélioration de la traçabilité des opérations. Elle est également plus écologique et économique que son équivalent papier.
Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises
Outre le respect de l’obligation légale, la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Gain de temps : l’automatisation des processus permet de réduire considérablement le temps consacré à la gestion des factures.
- Réduction des coûts : les économies réalisées sur les frais d’impression, d’affranchissement et de stockage peuvent être significatives.
- Amélioration de la traçabilité : grâce aux outils numériques, il est plus facile de suivre et de contrôler les factures tout au long de leur cycle de vie.
- Diminution des erreurs : l’automatisation des processus limite les risques d’erreurs humaines et facilite la détection d’éventuelles anomalies.
- Respect de l’environnement : la réduction de la consommation de papier contribue à préserver les ressources naturelles et à limiter les impacts environnementaux.
Les obligations légales en matière de facturation électronique
Afin de respecter la législation et assurer la validité juridique des factures électroniques, certaines règles doivent être respectées :
- L’authenticité de l’origine : il doit être possible d’identifier clairement l’émetteur de la facture et d’établir un lien fiable entre la facture et le fournisseur.
- L’intégrité du contenu : le contenu de la facture ne doit pas être modifié après son émission. Les modifications éventuelles doivent faire l’objet d’une nouvelle facture ou d’un avoir.
- La lisibilité : la facture doit être présentée sous un format lisible par l’homme (ex : PDF) et par une machine (ex : XML).
- L’archivage sécurisé : les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans dans des conditions garantissant leur sécurité, leur intégrité et leur accessibilité.
Les solutions pour se conformer à l’obligation de facturation électronique
Plusieurs solutions existent pour aider les entreprises à se conformer à l’obligation de facturation électronique :
- Les logiciels de facturation : ces outils permettent de créer, envoyer, recevoir et suivre les factures électroniques. Ils offrent généralement des fonctionnalités avancées telles que la gestion des relances, la comptabilité ou le suivi des paiements.
- Les plateformes d’échange de données : ces services en ligne facilitent la transmission sécurisée des factures entre les entreprises. Ils assurent le respect des normes et des formats imposés par la réglementation.
- L’externalisation : certaines entreprises choisissent de confier la gestion de leurs factures électroniques à un prestataire spécialisé. Celui-ci prend en charge l’ensemble du processus, depuis l’émission jusqu’à l’archivage sécurisé.
Dans tous les cas, il est recommandé de se rapprocher d’un expert ou d’un conseil juridique pour s’assurer du respect des obligations légales et garantir la réussite de la transition vers la facturation électronique.
Pour les entreprises françaises, il est désormais crucial de préparer cette transition afin d’être prêtes pour l’échéance imposée par la loi. La mise en place d’une stratégie adaptée et l’utilisation d’outils performants faciliteront grandement cette démarche et permettront de tirer pleinement profit des avantages offerts par la facturation électronique.
